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Utilisateurs

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Cet onglet vous permet de gérer l’ensemble des comptes utilisateurs de votre organisation. Vous pouvez créer des comptes manuellement, importer des listes d’utilisateurs, ou encore configurer l’envoi des e-mails de création de compte.

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📋 Gestion des utilisateurs

Une fois les utilisateurs créés, vous pouvez les gérer via un tableau complet affichant tous les comptes de votre organisation. Ce tableau vous permet de :

• Rechercher un utilisateur en utilisant des mots-clés (e-mail, nom, prénom).
• Éditer un utilisateur pour modifier ses informations ou ses droits.
• Supprimer un utilisateur si nécessaire.
• Renvoyer l’email de création de compte.
• Exporter le tableau des utilisateurs, pour consulter l’ensemble des droits attribués et prévoir leur mise à jour en masse si souhaité.

📝 Créer un utilisateur

Pour ajouter un nouvel utilisateur, cliquez sur le bouton « Créer un utilisateur ». Un formulaire s’affiche, divisé en trois sections :

A. Informations de l’utilisateur Cette section permet de renseigner les informations de base de l’utilisateur :

• E-mail : Adresse e-mail professionnelle de l’utilisateur (champ obligatoire).
• Prénom et Nom : Identification de l’utilisateur (champs obligatoires).

B. Paramètres du compte Ici, vous configurez les paramètres liés au compte de l’utilisateur :

• Groupe d’applications : Permet de définir à quelles applications l’utilisateurs aura accès. Si aucun groupe d’applications n’est présent dans la liste, il est possible d’en créer un en cliquant sur le raccourci dédié. La création des groupes d’applications est également gérée via un onglet dédié.
• Groupe d’utilisateurs : Permet de définir à quel types d’habilitations l’utilisateur sera rattaché. Si aucun groupe d’utilisateurs n’est présent dans la liste, il est possible d’en créer un en cliquant sur le raccourci dédié. La création des groupes d’utilisateurs est principalement gérée via un onglet dédié.
• Groupe de rapports : Permet de définir à quels rapports d’analyses l’utilisateur aura accès. Si aucun groupe de rapports n’est présent dans la liste, il est possible d’en créer un en cliquant sur le raccourci dédié. La création des groupes de rapports est également gérée via un onglet dédié.
• Profil : Permet de définir à quel profil l’utilisateur est rattaché. Le profil est exploité pour habiliter plus finement sur les applications Keep et Model. Pour Keep, les profils donnent un périmètre de droit spécifique pour chaque dossier selon les choix retenus par votre organisation (paramétrage spécifique à réaliser directement dans l’application Keep) Pour Model, les utilisateurs auront accès à des requêtes affiliées à leur profil. Si vous utilisez les dernières versions des applications Stonal (Documents Smartdoc, Plans Graphlake), le choix du profil est sans impact dans la plateforme. Nous vous recommandons d’utiliser ce champ pour distinguer vos utilisateurs par direction ou par métier, à des fins statistiques (vue sur le niveau de prise en main de la plateforme selon vos directions métiers par exemple).
• Société : À sélectionner parmi les sociétés enregistrées. Le choix de la société est sans impact dans la plateforme. Nous vous recommandons d’utiliser ce champ pour distinguer vos utilisateurs par filiale, par agence et/ou par entité, à des fins statistiques (vue sur le niveau de prise en main de la plateforme selon vos différentes agences ou par vos différents prestataires par exemple).

C. Habilitation patrimoine Cette section permet de définir les droits d’accès de l’utilisateur au patrimoine de l’organisation :

• Inclure tout le patrimoine : Si cette option est activée, l’utilisateur aura accès à l’ensemble du patrimoine.

• Ajout manuel : Vous pouvez sélectionner le périmètre sur les différents niveaux que vous souhaitez :

  • Agences
  • Résidences/sites
  • Bâtiment

  Il est possible de les sélectionner dans la liste déroulante ou en renseignant des mots clés.

📤 Charger un fichier utilisateurs

Si vous devez créer ou mettre à jour un grand nombre d’utilisateurs, vous pouvez importer un fichier CSV contenant leurs informations. Pour ce faire :

1. Cliquez sur « Importer des utilisateurs».
2. Sélectionnez le fichier à importer.
3. Validez l’import.

Le format du fichier doit respecter la trame prévue à cet effet. Pour récupérer le fichier, vous devez télécharger la liste des utilisateurs en cliquant sur le bouton télécharger.

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⚠️ L’absence d’un utilisateur dans un fichier importé ne supprime pas son compte. Pour une suppression effective, utilisez l’option dédiée dans la liste des utilisateurs.

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💡 À savoir : Votre organisation utilise une authentification unique (SSO) ? Précisez-le pour désactiver l’envoi d’un e-mail de création de mot de passe aux nouveaux utilisateurs de la plateforme.

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⚙️ Gestion des e-mails

Ce bloc permet de configurer l’envoi des e-mails liés à la création de comptes utilisateurs. Deux options sont disponibles :

• Organisation avec authentification unique (SSO) : Activez ce bouton si votre organisation utilise un système SSO. L’activation de ce paramètre désactive l’envoi automatique du mail de création de mot de passe pour les nouveaux utilisateurs créés.
• Envoyer les e-mails à l’administrateur : Activez ce bouton si vous souhaitez que les administrateurs reçoivent une notification lors de la création de nouveaux utilisateurs.

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