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Keep

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Si votre organisation est sous une version antérieure de notre outil de gestion documentaire, vous devez avoir accès à la GED Keep.

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1. Barre de recherche : recherchez n’importe quel type de document.
2. Filtre : recherchez un lot de documents grâce aux filtres préconçus. Pour créer un filtre, merci de suivre ces étapes : Comment créer un filtre Keep ?
3. Gaufre : ce bouton permet de changer de module Stonal.
4. Compte : cliquez sur votre compte pour vous déconnecter.
5. Consultation : raccourci pour consulter la documentation d’une résidence donnée.
6. Check : les checks documentaires permettent de vérifier la complétude documentaire de votre patrimoine.
7. Segmentation : votre patrimoine peut être segmenté en plusieurs portefeuilles ou agences. Pour accéder aux résidences, cliquez sur le groupe correspondant.
8. Plan : accédez à la localisation de vos actifs.

Si vous souhaitez déposer un ou plusieurs documents, merci de vous rendre à cette étape : Comment déposer des documents dans Keep ?

1. Agence ou groupe : retrouvez l’agence/groupe dans lequel vous vous situez.
2. Résidence : liste des résidences.
3. Photos : photos concernant la résidence.

1. Documents : onglet présentant l’arborescence documentaire.
2. Arborescence : onglet permettant de déposer un nouveau document ou modifier/supprimer un document existant (possible uniquement pour les utilisateurs habilités).
3. Documentation : consultez les documents de la documentation de gestion et d’exploitation.
4. DOE : consultez les documents de la documentation DOE.
5. Indexation : retrouvez l’arborescence documentaire principale.
6. Mis à jour : passez à une arborescence par date de mise à jour des documents.
7. Mise à jour le : recherchez les documents par leur date de mise à jour.
8. Mots-clés : recherchez les documents par mots-clés contenus dans le titre du document.
9. Inclure le texte : cochez la case si ces mots-clés sont dans le texte du document.
10. Codifications : permet d’afficher ou masquer la codification sur les titres des documents (si une codification s’applique à cette documentation).
11. Sans visa : permet d’afficher uniquement les documents sans visa pour les valider (si option activée).
12. Nombre de pièces en ligne : nombre de documents présents sur cette résidence.
13. Volet :
    1. téléchargez un dossier sous format ZIP
    2. partagez un document via email
14. Nombre de pièces : nombre de documents dans ce sous-dossier.
15. Bouton :
    1. accédez aux métadonnées d’un document
    2. consultez le document
    3. téléchargez le document

Si vous souhaitez déplacer un document, merci de vous rendre à cette étape : Comment déplacer un document ?

Pour déposer/renommer/supprimer les documents dans les documentations, veuillez cliquer sur la page “Arborescence” (pastille 3) - Possible uniquement pour les utilisateurs habilités.

Actions principales sur la page “Arborescence" :

• Pour déposer un document : faites un glisser-déposer à n’importe quel endroit de l’arborescence.
• Pour renommer/supprimer/éditer un document : faites un clic droit.
• Pour consulter un document : depuis l’arborescence, double-cliquez sur celui-ci.

1. Résidence : retrouvez votre résidence.
2. Mettre en avant : ajoutez les mots-clés contenus dans le titre.
3. Filtres : ajoutez vos filtres.
4. Affichage : dépliez/repliez l’ensemble de l’arborescence. </aside>